🔎Extranet de copropriété : quelles sont les obligations réelles de votre syndic ?

Depuis la loi ALUR et le renforcement apporté par la loi ELAN, l’extranet n’est plus une simple option de confort : c’est une obligation légale pour tout syndic professionnel. Pour les copropriétaires, c’est l’assurance d’une gestion transparente. Pour le syndic, c’est un outil de fluidité.

Mais savez-vous exactement quels documents doivent y figurer ? Le décret n°2019-502 définit une liste minimale précise, classée par type d’accès. Tour d’horizon des indispensables de votre espace client.

📌1. Les documents accessibles à TOUS les copropriétaires

Ces pièces concernent la gestion globale de l’immeuble. Elles permettent à chaque occupant de vérifier la santé technique et contractuelle de la résidence.

✅Règlement de copropriété et état descriptif de division (avec leurs modificatifs publiés).

✅Dernière fiche synthétique de la copropriété (données financières et techniques).

✅Carnet d’entretien de l’immeuble.

✅Diagnostics techniques des parties communes en cours de validité (DPE collectif, Amiante, etc.).

✅Contrats d’assurance de l’immeuble.

✅Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs (ascenseurs, chaufferie, etc.).

✅Procès-verbaux des 3 dernières Assemblées Générales.

✅Contrat de syndic en vigueur.

📌2. Les documents personnels (accès individuel)

Chaque copropriétaire dispose d'un accès sécurisé à ses propres données comptables pour suivre l'état de son compte de charges.

✅Compte individuel arrêté après l'approbation des comptes.

✅Montant des charges courantes et hors budget des deux derniers exercices.

✅Montant de la part du fonds de travaux rattachée à son lot.

✅Appels de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années.

📌3. Le "Super-Accès" du Conseil Syndical

Pour exercer leur mission de contrôle, les membres du conseil syndical bénéficient d'une visibilité accrue sur la comptabilité générale et l'administration du syndic.

✅Balances générales des comptes du syndicat.

✅Relevés périodiques des comptes bancaires séparés de la copropriété.

✅Liste de tous les copropriétaires (nom, lot, adresse).

✅Assignations en justice et décisions de justice concernant le syndicat.

✅Documents de conformité du syndic : carte professionnelle, attestation de RCP et de garantie financière.

🔎Les points de vigilance en 2026

⚠️Bon à savoir : Le syndic a l'obligation de mettre à jour ces documents au moins une fois par an, dans les trois mois précédant l'assemblée générale annuelle.

💶Ce que le syndic ne peut pas vous facturer

La mise à disposition de cet extranet et des documents mentionnés ci-dessus est incluse dans le forfait de gestion courante. Aucune ligne de frais supplémentaire ne doit apparaître pour l’accès o

u le téléchargement de ces pièces obligatoires.

🌐L'évolution numérique

En 2026, l'extranet devient également le pivot de la dématérialisation. Il permet souvent de voter par correspondance ou de recevoir ses convocations d'AG par voie électronique (LRE), réduisant ainsi les frais postaux de la copropriété.

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